Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Aby w pełni wykorzystać potencjał KSeF i płynnie przejść na e-faktury, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie organizacji – nasza lista kontrolna pomoże Ci w tym procesie.

Sprawdź swoją gotowość na KSeF z naszą listą kontrolną!

Pobierz listę kontrolną KSeF dla biur rachunkowych
Wybierz interesujący Cię temat
Co warto wiedzieć?
Zmienią się Twoje procesy biznesowe

Faktury będzie można skutecznie generować wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Musisz dostosować obieg dokumentów zwłaszcza w zakresie fakturowania i obiegu faktur zakupu. Dotyczy to przede wszystkim procesu importowania faktur do systemów finansowo-księgowych oraz ich dalszej obsługi. Wszystkie przedsiębiorstwa, niezależnie małe czy duże, muszą być gotowe na te zmiany. Aby adaptacja do nowych regulacji przebiegła płynnie i bez zakłóceń, warto rozpocząć przygotowania jak najwcześniej.

Jeden format e-faktury

W związku z wejściem KSeF faktury ustrukturyzowane mają mieć jeden format XML. Aby stworzyć taki dokument, przedsiębiorcy będą potrzebowali specjalistycznego oprogramowania, takiego jak Symfonia KSeF. Co więcej, faktury ustrukturyzowane będą automatycznie wymieniane między przedsiębiorcami przez oprogramowanie udostępnione i nadzorowane w Krajowej Administracji Skarbowej. Format xml umożliwia uporządkowane przekazywanie danych, niezależnie od używanej platformy. Dzięki temu, dokumenty można swobodnie wymieniać między różnorodnymi systemami, bez ryzyka utraty ich czytelności czy problemów z otwarciem. Jeśli jednak faktura zostanie stworzona w innym systemie informatycznym i przesłana klientowi, na przykład mailem, pomijając KSeF, nie będzie ona uznawana przez organy skarbowe jako spełniająca wymogi ustawy. Taka faktura nie będzie mogła posłużyć jako podstawa do ewidencji i rozliczeń księgowych.

Wybierz oprogramowanie zgodne z KSeF!

Przedsiębiorstwa stają przed wyzwaniem dostosowania swojego oprogramowania biznesowego do wymogów KSeF. Istotne jest, aby jak najszybciej zorientować się, czy producent używanego oprogramowania dostosowuje się do nowych regulacji. Jeśli nie planuje on wprowadzenia niezbędnych aktualizacji, warto rozważyć zmianę narzędzia lub poszukać dodatkowych rozwiązań, które umożliwią skuteczne funkcjonowanie w erze obligatoryjnego KSeF. Producenci oprogramowania powinni zapewnić taki komfort korzystania z narzędzi, by klienci nie odczuwali różnicy między dotychczasowym procesem wystawiania i odbierania faktur, a procesem z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych.

KSeF – Krajowy System e-Faktur (faktury ustrukturyzowane) – Wszystko co musisz wiedzieć
Korzyści z KSeF

KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale również korzyści podatkowe i biznesowe. Czy wiesz, że należą do nich m.in.:

Korzyści z KSeF – skrócony czas zwrotu podatku

Skrócenie terminu zwrotu podatku VAT naliczonego z 60 do 40 dni, co poprawia płynność finansową, szczególnie dla małych i średnich firm.

Korzyści z KSeF – łatwa i szybka korekta faktur

Łatwiejsza i szybsza korekta faktur w KSeF, która eliminuje potrzebę tworzenia duplikatów faktur.

Korzyści z KSeF – brak JPK dla faktur

Brak konieczności przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych.

Korzyści z KSeF – jednolity standard faktur

Usprawnienie obrotu gospodarczego przez ujednolicenie standardu faktury, co przyspieszy dokumentowanie transakcji i płatności.

Korzyści z KSeF – szybka wymiana faktur między kontrahentami

Szybka wymiana danych między kontrahentami, ponieważ faktury są dostępne w czasie rzeczywistym.

Korzyści z KSeF – automatyzacja procesów księgowych

Automatyzacja procesów księgowych, co pozwala na oszczędność czasu i redukcję błędów.

Korzyści z KSeF – archiwizacja e-faktur do 10 lat (tylko elektroniczny format faktury)

Archiwizacja e-faktur przez 10 lat, co eliminuje koszty związane z przechowywaniem dokumentów.

KSeF dla dużych, średnich i małych firm

Jeden, standardowy format faktur oraz centralny system Ministerstwa Finansów do ich obsługi – wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie miało bezpośredni wpływ na działalność największych przedsiębiorstw.

Wdrożenie KSeF w małych, średnich i dużych firmach
Jak duże firmy powinny przygotować się na KSeF?
Wdrożenie KSeF – prawidłowe wdrożenie KSeF w firmie

Obowiązkowy KSeF przynosi ze sobą dwie kluczowe zmiany dla dużych organizacji.

Pierwsza z nich, to wprowadzenie elektronicznej faktury w formacie XML, zgodnej z precyzyjnym schematem (czyli faktura ustrukturyzowana).

Druga zmiana dotyczy generowania e-faktury. Każda faktura, aby stanowić ważny dokument księgowy, musi być wygenerowana przy wykorzystaniu KSeF, po przygotowaniu jej treści w oprogramowaniu biznesowym przedsiębiorstwa. W ten sposób KSeF staje się centralnym repozytorium dla wszystkich faktur wystawianych w Polsce i jednocześnie umożliwia przepływ e-faktur między podmiotami gospodarczymi w czasie rzeczywistym.

W przypadku dużych firm, obsługa faktur dotyczy procesów związanych z dokumentowaniem przychodów, zakupów oraz rozliczeń finansowych. Te obszary działalności są integralną częścią funkcjonowania każdej firmy na rynku, dlatego warto stworzyć wewnętrzny zespół projektowy w organizacji, który będzie odpowiedzialny za przygotowanie i wdrożenie zmian.

Współpraca z dostawcami oprogramowania
Integracja KSeF z oprogramowaniem księgowym

Obowiązkowy KSeF nakłada konkretne wymagania i ograniczenia dotyczące wystawiania faktur. Rozpoznanie zmian prawnych, jakie za sobą niesie, jest kluczowym elementem przygotowania firmy do elektronicznej rzeczywistości.

Zrozumienie wymagań i źródeł ryzyka umożliwi przeprowadzenie dokładnej analizy potrzeb organizacyjnych. Dzięki temu firmy mogą wykorzystać swoje relacje z dostawcami oprogramowania biznesowego na etapie wprowadzania zmian i dostosować oferowane programy do obsługi KSeF zgodnie z potrzebami organizacji.

Na jakim etapie przygotowania do KSeF jest Twoja firma?
Sprawdź naszą checklistę gotowości na KSeF! Pobierz listę kontrolną
Checklista KSeF – prawidłowe wdrożenie KSeF w firmie
Symfonia KSeF
Co to jest Symfonia KSeF?

Symfonia KSeF to nie tylko system do wymiany faktur ustrukturyzowanych. To w 100% bezpieczne narzędzie, które integruje się z ministerialnym KSeF i oferuje szereg korzyści dla Twojego biznesu. Symfonia KseF współpracuje nie tylko z programem Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia Handel, ale także z dowolnym programem finansowo-księgowym lub handlowym.

Wygoda użycia

Dzięki jednolitemu wzorcowi e-faktur, Symfonia KSeF upraszcza proces wymiany dokumentów między podatnikami oraz Ministerstwem Finansów. Nie musisz już martwić się o różnorodność formatów czy zgodność z przepisami. Wszystko jest tu na wyciągnięcie ręki.

Pewność dostarczenia faktury

Dzięki integracji z platformą Ministerstwa Finansów, masz pewność, że Twoja faktura trafi do kontrahenta. To oznacza koniec stresu związanego z dostarczeniem dokumentów.

Dodatkowe informacje

Symfonia KSeF oferuje możliwość pobierania dodatkowych informacji z ministerialnego KSeF, takich jak status przyjęcia faktury, numer identyfikacyjny czy UPO. Wszystko w jednym miejscu, bez potrzeby logowania do wielu systemów.

Uwierzytelnione logowanie

Bezpieczeństwo to dla nas priorytet. Dlatego Symfonia KSeF umożliwia autoryzację użytkowników w ministerialnym KSeF, zapewniając tym samym wysoki poziom bezpieczeństwa.

Bezpieczne archiwum

Twoje dokumenty są bezpieczne i zawsze dostępne. Symfonia KSeF pozwala na przechowywanie informacji przekazywanych do ministerialnego KSeF w bezpiecznym archiwum.

Zacznij korzystać z Symfonii KSeF już dziś!
Dowiedz się więcej
Obowiązkowe wdrożenie KSeF w firmie – 1 lipca 2024.
Szkolenia KSeF
Szkolenia z KSeF – przygotuj się na zmiany już dziś!

Przeszkoliliśmy ponad 3 tys. osób z KSeF.

Dlaczego jeszcze warto do nas dołączyć?

Szkolenia z KSeF – wiedza od ekspertów praktyków Ekspercka wiedza

Nasze szkolenia prowadzone są przez specjalistów z wieloletnim doświadczeniem w branży.

Szkolenia z KSeF – praktycznie przekazywana wiedza Praktyczne podejście

Skupiamy się na realnych przypadkach, dzięki czemu od razu będziesz mógł wdrożyć zdobytą wiedzę w swojej firmie.

Szkolenia z KSeF – aktywne uczestnictwo w dyskusji merytorycznej Aktywna komunikacja

Zadawaj pytania, uczestnicz w dyskusjach i wymieniaj się doświadczeniami z innymi uczestnikami.

Szkolenie z KSeF – dostęp do najlepszych narzędzi online Dostęp do najlepszych narzędzi

Pokażemy Ci, jak korzystać z nowoczesnych rozwiązań, które uczynią Twoją pracę z e-fakturami prostszą i bardziej efektywną.

Zadbaj o to, by Twoja firma była zawsze o krok przed konkurencją. Zainwestuj w wiedzę, która przyniesie realne korzyści Twojemu biznesowi.

Nie przegap okazji, by stać się ekspertem w dziedzinie e‑faktur. Dołącz do nas i przekształć wyzwania w możliwości!

Wybierz szkolenie dla siebie
Studio KSeF

Chcesz wiedzieć, jak skutecznie przygotować się na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur? Zastanawiasz się nad wpływem nowych technologii na Twój biznes? Studio KSeF ma dla Ciebie odpowiedzi!

Studio KSeF – bądź na bieżąco z KSeF Co to jest Studio KSeF?

Studio KSeF to spotkania i rozmowy ekspertów w dziedzinie podatków i cyfryzacji, prawdziwa kopalnia wiedzy i inspiracji, która pomoże Twojej firmie osiągnąć nowy poziom efektywności.

Studio KSeF – spotkania z ekspertami od KSeF i faktur elektronicznych Ekspertyzy, którym możesz zaufać

Nasi goście to czołowi specjaliści w dziedzinie podatków, cyfryzacji i automatyzacji procesów. Z nami nie tylko zrozumiesz, ale i zastosujesz najnowsze trendy w praktyce.

Studio KSeF – aktualna wiedza i praktyczne pytania i odpowiedzi o KSeF Angażujące dyskusje i ważne pytania

Nie boimy się trudnych pytań. W Studio KSeF inicjujemy dyskusje o stanie cyfryzacji polskich przedsiębiorstw, rozwiązaniach chmurowych i wiele więcej. Twoje pytania napędzają nasze spotkania.

Nie przegap żadnego spotkania! Dołącz do nas i bądź na bieżąco z najnowszymi trendami i rozwiązaniami, które mogą zrewolucjonizować Twój biznes.

Czekamy na Ciebie!

Zobacz teksty na blogu
KSeF w JDG

KSeF dla jednoosobowych działalności gospodarczych

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi znaczący krok w kierunku cyfryzacji procesów gospodarczych w Polsce. Dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, KSeF otworzył nowe możliwości, ale także postawił przed nimi nowe wyzwania.

Wdrożenie KSeF w JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) z VAT
Czym są faktury ustrukturyzowane?
Faktura ustrukturyzowana (KSeF) – elektroniczny format e-faktur

Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny, który spełnia wymogi formalne i prawne faktury, ale jest przygotowywany w formacie pozwalającym na automatyczne przetwarzanie. W praktyce oznacza to, że faktura elektroniczna jest czytelna dla systemów informatycznych, co ogromnie ułatwia jej obsługę.

Dlaczego warto zainteresować się KSeF już teraz?
Prawidłowa struktura faktury elektronicznej – eliminacja błędów w fakturach

Poprawa jakości fakturowania: faktura ustrukturyzowana obnaża wszelkie błędy popełniane obecnie przy wystawianiu faktur. Podatnicy muszą opanować sztukę poprawnego fakturowania, zanim wdrożą do praktyki biznesowej faktury w formacie KSeF.

Korzyści z KSeF – szybsze wystawianie faktur

Oszczędność czasu albo strata czasu: dzięki KSeF, przedsiębiorcy mogą znacznie skrócić czas obsługi faktur, co jest szczególnie ważne dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które często muszą zajmować się wieloma aspektami biznesu na własną rękę. Mogą również doświadczyć wydłużenia czasu fakturowania, jeżeli źle wdrożą obsługę faktur elektronicznych.

Korzyści z KSeF – Automatyzacja procesów księgowych

Automatyzacja procesów: dzięki fakturze ustrukturyzowanej, jednoosobowe działalności mogą zautomatyzować wiele procesów związanych z księgowością, takich jak współpraca z biurem rachunkowym, wprowadzanie danych do systemów, czy archiwizacja.

Korzyści z KSeF – bezpieczeństwo faktur ustrukturyzowanych

Bezpieczeństwo: faktury ustrukturyzowane są wystawiane wyłącznie przez autoryzowane osoby. KSeF przez 10 lat przechowuje je w swoich zasobach, nie można ich zatem zgubić, co zwiększa bezpieczeństwo transakcji i minimalizuje ryzyko oszustw.

Jak zacząć korzystać z KSeF w jednoosobowej działalności gospodarczej?
1

Zarejestruj się w KSeF

Pierwszym krokiem jest rejestracja w systemie. W tym celu potrzebujesz numeru NIP i adresu e-mail. W odróżnieniu od innych form działalności, jednoosobowe firmy nie muszą powiadamiać urzędu skarbowego o osobach uprawnionych do korzystania z KSeF w ich imieniu. Jeśli korzystają z obsługi biura rachunkowego, po autoryzacji w KSeF mogą udzielić mu dostępu do firmowych faktur.

2

Przygotuj się technicznie

Aby korzystać z KSeF, potrzebujesz odpowiedniego oprogramowania do prowadzenia firmy, które obsługuje faktury ustrukturyzowane. Wiele dostępnych na rynku programów już oferuje taką funkcjonalność.

3

Edukuj się

Warto korzystać ze szkoleń (np. Akademii Symfonii) aby zrozumieć i na bieżąco śledzić zmiany oraz nowości w systemie, w tym ważne daty wejścia w życie nowych obowiązków czy zakres wymagań prawnych dotyczący Twojej działalności.

Korzyści z KSeF dla mikroprzedsiębiorców

Mimo że obecnie przystąpienie do KSeF nie jest obowiązkowe, system ten oferuje mnóstwo korzyści dla mikroprzedsiębiorców:

Dla właściciela jednoosobowej firmy decyzja o integracji z KSeF przynosi szereg korzyści m.in.:

  • spójny format faktur elektronicznych dla wszystkich.
  • zmniejszenie ryzyka błędów dzięki automatyzacji procesu wystawiania faktur.
  • skrócony czas oczekiwania na zwrot podatku do 40 dni.
  • brak konieczności archiwizacji faktur – system przechowuje je przez dekadę.
  • szybki i łatwy dostęp do faktur w każdym miejscu.
  • eliminacja ryzyka zagubienia czy zniszczenia dokumentów.
  • natychmiastowe przesyłanie faktur. odejście od ręcznego wypełniania dokumentów.
Korzyści z wdrożenia KSeF w Twojej firmie – Symfonia KSeF
Zalety faktur ustrukturyzowanych dla jednoosobowych działalności
Korzyści z KSeF – mniejsze ryzyko popełnienia błędu na e-fakturze Zmniejszenie ryzyka błędów

Automatyczne przetwarzanie faktur ustrukturyzowanych minimalizuje ryzyko ludzkich błędów. Jest to szczególnie ważne dla jednoosobowych działalności, gdzie brakuje dodatkowej kontroli.

Korzyści z KSeF – automatyzacja procesów księgowych Oszczędność czasu

Automatyzacja procesów fakturowania, brak potrzeby ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego czy sortowania papierowych dokumentów znacznie przyspiesza pracę.

Korzyści z KSeF – szybsza dostępność i bezpieczeństwo danych Dostępność i bezpieczeństwo

Faktury są przechowywane w chmurze, co oznacza, że są dostępne z każdego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu. Ponadto, są one zabezpieczone przed utratą czy uszkodzeniem.

Nasz Blog

Zobacz inne teksty na naszym blogu!

17 sierpnia 2023

W świecie KSeF niezbędny jest elektroniczny obieg dokumentów. Dowiedz się, dlaczego

W dobie papierowych faktur, biura wyglądały jak labirynty pełne stert dokumentów. Era cyfryzacji przyniosła ze sobą rewolucję w zarządzaniu dokumentami. Krajowy System e-Faktur (KSeF), to kolejny krok w stronę pełnej cyfryzacji, który jeszcze bardziej podkreśla znaczenie wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w firmach.

Czytaj więcej
25 lipca 2023

5 powodów, dla których Twoja firma powinna zainwestować w przejście na KSeF już teraz

Czy jesteś gotowy na przyszłość? Przyszłość, która jest cyfrowa, wydajna i przyjazna dla środowiska? Jeżeli nie jesteś pewien, to jest to znak, że nadszedł czas, aby rozważyć inwestycję w rozpoczęcie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dlaczego? Oto pięć powodów, dla których Twoja firma powinna zainwestować w przejście na KSeF już teraz.

Czytaj więcej
21 lipca 2023

Przewaga konkurencyjna biura rachunkowego dzięki KSeF

Krajowy System e-Faktur, znany w Polsce jako KSeF, rewolucjonizuje krajowe procesy podatkowe i fakturowania, przenosząc je z tradycyjnych systemów papierowych na cyfrowe. Przejście to, choć wymaga pewnych dostosowań, oferuje również liczne przewagi konkurencyjne dla biur rachunkowych.

Czytaj więcej
FAQ KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. KSeF narzuca jeden standard faktury elektronicznej, czyli fakturę ustrukturyzowaną, która ma format xml. Faktura ustrukturyzowana będzie wysyłana do Ministerstwa Finansów automatycznie.

Data wprowadzenia Krajowego System e-Faktur została przesunięta przez Ministerstwo Finansów. Nową datę wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania w Polsce poznamy po przeprowadzeniu zewnętrznego audytu KSeF. Do tego czasu KSeF nie jest obowiązkowy, jednak wiele firm już teraz wprowadza i testuje oprogramowania umożliwiające automatyczną, elektroniczną wymianę faktur.

E-faktura to faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. W KSeF można wystawiać faktury elektroniczne ustrukturyzowane, w tym przypadku faktura elektroniczna zawiera precyzyjnie określone dane i przyjmuje format xml.

Z obowiązku wymiany faktur przez Krajowy System e-Faktur zwolnieni są przedsiębiorcy, którzy nie prowadzą działalności na terytorium Polski, miejsce świadczenia transakcji znajduje się poza terytorium Polski lub odbiorca faktury nie jest osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Jeśli faktura ustrukturyzowana jest używana poza KSeF, podatnik będzie musiał oznaczyć ją w taki sposób, aby umożliwić weryfikację zawartych w niej danych.

Do końca 2024 roku przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać paragony z NIP przy użyciu kas fiskalnych traktowane jako faktury. Od początku 2025 roku kasy fiskalne mają emitować tylko paragony fiskalne.

Krajowy System e-Faktur będzie zintegrowany z Platformą Elektronicznego Fakturowania, z której korzysta się podczas obsługi zamówień publicznych. Faktury wystawione w PEF uzyskają numer identyfikujący w KSeF, stając się fakturami ustrukturyzowanymi, jeśli przejdą pozytywną walidację w KSeF.

Maszy pytania do KSeF? Zadzwoń do nas!
Krajowy System e‑Faktur
bez tajemnic.
Skorzystaj z bezpłatnej* ogólnopolskiej infolinii:
22 455 56 01 * koszt połączenia zgodny z taryfą operatora telefonicznego

Nasi eksperci są gotowi pomóc i odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania
od poniedziałku do piątku, w godzinach 9:00-16:00.